REGULAMIN ŚWIĄTECZNEGO JARMARKU KONOPNEGO
Warszawa 11-13 grudnia 2020 r.
I. CZAS TRWANIA JARMARKU.
- Działalność handlowa oraz gastronomiczna w trakcie Świątecznego Jarmarku Konopnego w Warszawie odbywać się będzie dniach:
11 grudnia 2020 r. – w godz. 12:00 – 22:00
12 grudnia 2020 r. – w godz. 12:00 – 22:00
13 grudnia 2020 r. – w godz. 12:00 – 20:00
Dopuszcza się możliwość wcześniejszego otwarcia stoisk handlowych i późniejszego ich zamknięcia po uzgodnieniu z Koordynatorem Jarmarku.
II. WARUNKI UCZESTNICTWA
- Świąteczny Jarmark Konopny zwany dalej „Jarmarkiem” odbywa się z udziałem firm produkujących wyroby konopne, regionalne (spożywcze i rękodzielnicze), stowarzyszeń i mniejszości narodowych, podmiotów gastronomicznych mających w ofercie potrawy oraz napoje regionalne, wytwórców przedmiotów sztuki i dawnych wyrobów użytkowych lub innych podmiotów, a także firm, których działalność kojarzy się ze Świętami Bożego Narodzenia zwanych dalej Wystawcami.
- Organizatorem Świątecznego Jarmarku Konopnego jest Cleannabe Natalia Janusz, ul. Bora Komorowskiego 16/121, 03-982 Warszawa. jarmarkkonopny@gmail.com, tel.: 781 242 050.
- Warunkiem uzyskania statusu Wystawcy podczas Świątecznego Jarmarku Konopnego jest dostarczenie wypełnionego i podpisanego Formularza Zgłoszenia oraz przeczytanie i zaakceptowanie Regulaminu, a także dokonanie opłaty za stoisko handlowe.
- Wzór obowiązującego Formularza Zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
- Zgłoszenia dostarczone powinny być pocztą elektroniczną na adres: jarmarkkonopny@gmail.com lub za pośrednictwem formularza na stronie internetowej www.jarmarkokonopny.pl.
- Ze względu na ograniczoną ilość powierzchni handlowej nadesłanie Karty Zgłoszenia nie jest równoznaczne z przyjęciem osoby zgłaszającej się do uczestnictwa w Jarmarku.
- Organizator podejmuje decyzję o zakwalifikowaniu stoiska do rękodzieła na podstawie przesłanej dokumentacji fotograficznej stoiska lub odnośnika do strony www, na której można zobaczyć oferowane produkty.
- Koordynator Jarmarku zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Jarmarku bez podania przyczyny.
- Zgłoszenia przyjmowane są od dnia 6.11.2020 do 23.11.2020 r.
- Do dnia 26.11.2020 r. Koordynator Jarmarku poinformuje osoby, które nadesłały zgłoszenia o ich przyjęciu bądź odrzuceniu.
- W przypadku wyrażenia przez Organizatora zgody na uczestnictwo osoby/instytucji zgłaszającej chęć udziału w Jarmarku, Karta Zgłoszeniowa traktowana będzie jako Umowa pomiędzy Organizatorem a Wystawcą.
III. OPŁATY
- Każdy zakwalifikowany do udziału w Jarmarku Wystawca zobowiązany jest do zapoznania się z regulaminem korzystania ze stoisk handlowych
- Należność należy uregulować wpłatą na konto 12 2530 0008 2057 1057 7107 0001 do dnia 30.11.2019 podając w formie dopisku swoje dane i numer konta do zwrotu kaucji
- Udział w Jarmarku jest odpłatny. Wysokość opłaty ustalonej przez Organizatora Jarmarku wynosi:
- 2500 zł za stoisko handlowe / 3 dni +VAT w wysokości 23%
- 4200 zł za zielony pakiet sponsorski / 4 dni +VAT w wysokości 23%
- 6500 zł za srebrny pakiet sponsorski / 4 dni +VAT w wysokości 23%
- 9900 zł za złoty pakiet sponsorski / 4 dni +VAT w wysokości 23%
UWAGA! Należność za uczestnictwo w Jarmarku należy uregulować do dnia 08.12.2020 r. wpłatą na konto Cleannabe Natalia Janusz: 12 2530 0008 2057 1057 7107 0001 podając w formie dopisku Jarmark Świąteczny oraz imię i nazwisko lub nazwę firmy (ewentualnie wszelkie dane do faktury).
- Faktura VAT zostanie wystawiona przez Organizatora nie później niż do dnia 20 grudnia 2019r.
- Poniesiona opłata podlega zwrotowi w 90% w przypadku odwołania wydarzenia z powodu przedłużenia obostrzeń związanych z pandemią koronawirusa.
- Brak wpłaty w wyznaczonym terminie jest jednoznaczny ze skreśleniem z listy Wystawców.
IV. ORGANIZACJA STOISK
- Wystawca ma obowiązek prowadzić stoisko w godzinach wyznaczonych w Regulaminie bez możliwości zamknięcia stoiska przed ustaloną w Regulaminie godziną. Ewentualne zmiany dotyczące godzin prowadzenia stoiska powinny być ustalone z Koordynatorem Jarmarku i zmienione wyłącznie za jego zgodą.
- Montaż stoiska oraz rejestracja uczestników Jarmarku odbywa się w dniu 3 grudnia 2019 r. od godz.8.00 najpóźniej do godz. 12:00, co oznacza gotowość stoiska od godz. 12:00.
- Wystawca otrzymuje identyfikator Wystawcy (2 szt.), oraz przepustkę na wjazd i wyjazd samochodem na teren parkingu Jarmarku (jedynie w wyznaczonych godzinach) w trakcie trwania Jarmarku.
- Nie dopuszcza się parkowania pojazdów Wystawców przy stanowiskach handlowych w godzinach otwarcia Jarmarku. W przypadku parkowania pojazdów w tych godzinach, na właściciela pojazdu może zostać nałożony mandat karny.
- Udostępnione przez Koordynatora stoisko przeznaczone jest wyłącznie dla Wystawcy, który jest za nie odpowiedzialny tzn. zobowiązany jest dbać o nie, chronić przed zniszczeniami oraz dbać o bezpieczeństwo uczestników Jarmarku.
- W przypadku gdy stoisko ulegnie zniszczeniu z wyjątkiem przyczyn spowodowanych przez działanie sił przyrody, odpowiedzialność materialną za szkody ponosi Wystawca a kaucja, o której mowa w pkt.III ust.1 nie zostanie zwrócona.
- Wystawcy organizują swoje stoiska w miejscu wyznaczonym przez Koordynatora części handlowo-wystawienniczej, przy czym zastrzega sobie prawo jej zmiany z przyczyn organizacyjnych lub technicznych. Miejsce wyznaczone przez koordynatora podlega negocjacjom.
- Wystawcy zabrania się udostępniania przydzielonego miejsca osobom trzecim bez zgody Organizatora.
- Obowiązuje zakaz wystawiania i reklamy towaru poza wyznaczonym stoiskiem oraz obszarem przeznaczonym do reklamy.
- Koordynator części handlowo-wystawienniczej zastrzega sobie prawo czasowego wyłączenia z handlu stoiska Wystawcy z przyczyn organizacyjnych lub technicznych.
- Dopuszcza się ustawiania stoisk własnych Wystawców po uzgodnieniu z Koordynatorem Jarmarku.
- Pracownicy zatrudnieni w punktach gastronomicznych oraz na stoiskach ze sprzedażą produktów żywnościowych muszą bezwzględnie posiadać maseczkę oraz ważną książeczkę badań dla celów sanitarno-epidemiologicznych.
- Produkty oferowane w punktach gastronomicznych oraz na stoiskach ze sprzedażą produktów żywnościowych muszą być przechowywane w warunkach właściwych oraz odpowiednio zabezpieczone.
- Wystawcy są zobowiązani do posiadania wszelkich niezbędnych pozwoleń i uzgodnień na prowadzoną działalność gospodarczą na terenie Jarmarku.
- Prowadzący działalność gastronomiczną oraz handlujący żywnością podczas Jarmarku zobowiązani są ponadto do poinformowania Państwowej Powiatowej Inspekcji Sanitarnej w Warszawie o rodzaju prowadzonej działalności i do uzyskania jej pozytywnej opinii. (Opinia wydawana jest bez pobierania żadnych dodatkowych opłat).
- Organizator zachęca Wystawców prowadzących działalność gastronomiczną oraz handlujących żywnością do stosowania ekologicznych naczyń, sztućców i opakowań oferowanych produktów.
- Organizator zachęca wszystkich Wystawców do stosowania ekologicznych opakowań oferowanych produktów.
- Wystawca ma obowiązek zastosować się do wytycznych Koordynatora części handlowo-wystawienniczej dotyczących estetyki stoiska.
- Zabrania się obudowywania udostępnionych stoisk handlowych.
- Za bieżące utrzymanie porządku i czystości stoiska odpowiada Wystawca. Wystawca jest całkowicie odpowiedzialny za udostępnione stoisko.
- Wystawcy prowadzący działalność gastronomiczną zobowiązani są do posiadanie przy swoim stoisku kosza lub kubła na odpady.
- Pokazy i warsztaty organizowane przy stoiskach stanowią indywidualną formę promocji Wystawców. W uzasadnionych przypadkach Koordynatorzy zastrzegają sobie prawo ingerencji w ich formę lub godzinę wykonania.
- Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących oznaczenia placówki handlu, w tym przypadku stoiska, wprowadzania do obrotu handlowego towarów odpowiednio oznakowanych, posługiwania się narzędziami pomiarowymi legalizowanymi, przestrzegania terminów przydatności do spożycia i trwałości towarów spożywczych przeznaczonych do sprzedaży.
- Wystawcy zabrania się sprzedaży produktów nielegalnych oraz takich, na które nie posiada stosownych koncesji, zezwoleń lub licencji.
- Wystawca ma prawo do prowadzenia reklamy w obrębie własnego stoiska w zakresie uzgodnionym z Koordynatorami pod warunkiem, że nie zakłóca tym normalnego toku imprezy oraz estetyki domku i otoczenia. Reklama poza stoiskiem wymaga pisemnej zgody Koordynatorów i może być realizowana wyłącznie za ich pośrednictwem. W przeciwnym razie reklama taka podlega likwidacji na koszt Wystawcy.
- Koordynator ma prawo do wyłączenia ze sprzedaży stoiska/towaru Wystawcy, który według nich jest niezgodny z charakterem Jarmarku.
- Wystawca wystawia na swoim stoisku artykuły, które zostały wymienione w formularzu zgłoszeniowym Jarmarku. Koordynator zastrzega sobie prawo do decyzji dotyczącej rodzaju, wyglądu i ilości wystawianych i sprzedawanych produktów na Jarmarku.
- Osoby, które nie są Wystawcami, a wystawiają swoje produkty w obrębie Jarmarku będą usuwane z jego terenu przez Koordynatora części handlowo wystawienniczej, służby porządkowe i Straż Miejską.
- Wystawca jest zobligowany do przebywania lub pozostawienia osoby odpowiedzialnej na stoisku w godzinach trwania Jarmarku. W przypadku stwierdzenia przez Koordynatora opuszczenia stoiska handlowego przez Wystawcę kaucja, o której mowa w pkt. III ust.1 nie zostanie zwrócona.
- Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania przepisów BHP, p.poż, sanitarnych oraz ochrony środowiska i ponosi wyłączną odpowiedzialność za skutki ich naruszenia.
V. UBEZPIECZENIA
- Wystawca ubezpiecza artykuły handlowe, reklamowe, urządzenia wystawowe i techniczne we własnym zakresie.
- Organizator ani Koordynator nie ponoszą odpowiedzialności za uszkodzenia towarów przed, po i w trakcie trwania Jarmarku.
- Organizator ani Koordynator nie odpowiadają za szkody spowodowane kradzieżą, wandalizmem, działaniem sił przyrody i innymi przyczynami losowymi.
VI. KOMUNIKACJA (TRANSPORT I ZAOPATRZENIE)
- Do obowiązków Wystawców w dniach 3-6 grudnia 2020 należy:
- a) zorganizowanie dostawy i opuszczenie samochodami terenu Jarmarku najpóźniej do 60 minut przed planowanymi godzinami otwarcia stoisk, o których mowa w pkt. I ust.1 Regulaminu.
- b) ponowny wjazd samochodami na teren imprezy możliwy jest jedynie po planowanych godzinach zamknięcia stoisk, o których mowa w pkt. I ust. 1 Regulaminu.
- c) zapewnienie rezerw towaru gwarantujących całodzienne zaopatrzenie.
- d) zamknięcie i zabezpieczenie stoisk handlowych każdego dnia po zakończeniu Jarmarku – zgodnie z programem,
- e) opuszczenie pojazdami terenu Jarmarku najpóźniej do godziny 23:30.
- Godziny wjazdu i wyjazdu pojazdów muszą być bezwzględnie przestrzegane. Nie zastosowanie się może skutkować otrzymaniem mandatu karnego oraz tym, że kaucja, o której mowa w pkt III ust.1 nie zostanie zwrócona.
- Wjazd i parkowanie na terenie Jarmarku muszą odbywać się z zachowaniem przepisów Prawa o ruchu drogowym oraz dojazdu do budynku Poczty Polskiej.
VII. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych *
- Administratorem danych osobowych zbieranych od Sponsorów i Wystawców jest Cleannabe Natalia Janusz, ul. Bora Komorowskiego 16/121, 03-982 Warszawa
- Przetwarzanie danych osobowych odbywać́ się̨ będzie na zasadach przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – RODO (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016).
- Z Administratorem danych osobowych można skontaktować́ się̨ za pośrednictwem adresu e-mail: jarmarkkonopny@gmail.com.
- Dane osobowe będą ̨przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia Świątecznego Jarmarku Konopnego w Warszawie, a także w celach marketingowych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych w jednym lub większej liczbie określonych celów).
- Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do udziału w Jarmarku Konopnym w charakterze Wystawcy.
- Wystawcom, którzy podają ̨dane osobowe przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje prawo do:
- a) sprostowania danych,
- b) usunięcia danych,
- c) ograniczenia przetwarzania danych,
- d) przenoszenia danych,
- e) wniesienia sprzeciwu,
- f) cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
- Wystawcom przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa.
- Organizator oświadcza, że dane osobowe nie będą ̨ przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą ̨poddawane profilowaniu.
- Dane osobowe nie będą ̨ udostępniane podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem przepisów przewidzianych przepisami prawa.
- Dane osobowe będą ̨ przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów.
- Organizator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń́ oraz kategorii danych objętych ochroną zabezpieczenia powierzonych danych osobowych. Organizator wdrożył odpowiednie środki aby zapewnić́ stopień́ bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrożenia oraz charakteru, zakresu, celu i kontekstu przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych o rożnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Organizator w szczególności uwzględnia ryzyko wiążące się̨ z przetwarzaniem danych wynikające z:
a) przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, - b) utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia danych,
- c) nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
*dotyczy osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej
VIII WYTYCZNE SANEPIDU DOTYCZĄCE SPRZEDAŻY ŻYWNOŚCI
- Punkty gastronomiczne usytuowane w miejscu imprezy muszą spełniać wymagania ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (j.t. DzU z 2018 poz. 1541 ze zm.) oraz aktów wykonawczych tej ustawy.
- Punkty gastronomiczne usytuowane w miejscu imprezy muszą spełniać wymagania zgodnie z treścią rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady WE nr 852/2004/WE z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. Urz. UE L 139 z 30.04.2004, str. 1)
- Oferowane produkty gastronomiczne muszą posiadać etykiety produktu wraz ze składem wg rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr. 1169/2011 z dnia 25 października 2011 ze zmianą z 15 czerwca 2013 oraz spełniać następujące wymogi:
- a) lizaki oraz inne produkty w opakowaniach – wpis do rejestru podlegającego Państwowej Inspekcji Sanitarnej
- b) mięso, ryby, wędliny i sery – wymagane dokumenty nadzoru właściwej Inspekcji Weterynaryjnej
- c) produkty sprzedawane przez podmioty zewnętrzne muszą posiadać etykiety producenta
- d) miody – oznakowanie nadzoru weterynaryjnego oraz etykiety e) wszelki produkty z gospodarstw agroturystycznych – wymagane dokumenty nadzoru właściwej Inspekcji Weterynaryjnej
- Punkty gastronomiczne usytuowane w miejscu imprezy muszą w szczególności spełniać wymagania dotyczące ruchomych i/lub tymczasowych pomieszczeń (jak duże namioty, stragany, ruchome punkty sprzedaży), pomieszczeń używanych głównie jako prywatne domy mieszkalne, ale gdzie regularnie przygotowuje się żywność w celu wprowadzania do obrotu i automatów ulicznych.
- Pomieszczenia i automaty uliczne, na tyle, na ile jest to rozsądnie praktykowane, będą tak usytuowane, zaprojektowane i skonstruowane oraz utrzymane w czystości i dobrym stanie i kondycji technicznej, aby uniknąć ryzyka zniszczenia, w szczególności przez zwierzęta i szkodniki.
- W szczególności i w miarę potrzeby:
- a) muszą być dostępne odpowiednie urządzenia, aby utrzymać właściwą higienę personelu (włącznie ze sprzętem do higienicznego mycia i suszenia rąk, higienicznymi urządzeniami sanitarnymi i przebieralniami).
- b) powierzchnie w kontakcie z żywnością muszą być w dobrym stanie, łatwe do czyszczenia i w miarę potrzeby dezynfekcji. Będzie to wymagać stosowania gładkich, zmywalnych, odpornych na korozję i nietoksycznych materiałów, chyba że przedsiębiorstwa sektora spożywczego mogą zapewnić właściwe organy, że inne użyte materiały są odpowiednie;
- c) należy zapewnić warunki do czyszczenia i w miarę potrzeby dezynfekcji narzędzi i sprzętu do pracy;
- d) w przypadku gdy, jako część działań przedsiębiorstwa sektora spożywczego, czyszczone są środki spożywcze, należy ustanowić odpowiednie przepisy, aby dokonywać tego w sposób higieniczny;
- e) należy zapewnić odpowiednią ilość gorącej i/lub zimnej wody pitnej
- f) należy zapewnić odpowiednie warunki i/lub udogodnienia dla higienicznego składania i usuwania niebezpiecznych i/lub niejadalnych substancji i odpadów (zarówno płynnych jak i stałych);
- g) należy zapewnić odpowiednie udogodnienia i/lub warunki dla utrzymania i monitorowania warunków termicznych żywności;
- h) środki spożywcze muszą być tak umieszczone, aby unikać, na tyle ile jest to rozsądnie praktykowane, ryzyka zanieczyszczenia.
- Organizator nie odpowiada za nieodpowiednio przygotowany sprzęt elektryczny oraz losowe zniszczenie sprzętu i wyposażenie stoisk, jak również za sytuacje związane z kradzieżą lub zniszczeniem sprzętu i towarów przechowywanych na terenie odbywania się imprezy.
- Właściciel stoiska powinien posiadać podczas imprezy plenerowej aktualne badania zerowania instalacji elektrycznej stoiska i osprzętu jak również, zgodnie z wytycznymi straży pożarnej oraz przepisami BHP i PPOŻ. dwukilogramową gaśnicę oraz w przypadku stoisk, na którym znajduje się grill lub podobne urządzenie koc gaśniczy.
- Niespełnienie któregokolwiek z w/w wymogów jest równoznaczne z zakazem prowadzenia działalności handlowej w trakcie Jarmarku na stoisku.
- Sprzedaż alkoholu może odbywać się tylko w miejscu w godzinach zgodnie z wydanym zezwoleniem.
XIX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Podczas trwania Jarmarku pełniony będzie stały dyżur koordynatora Jarmarku godzinach 12:00-22:00 pod numerem telefonu kom. 781 242 050.
- Na terenie Jarmarku nie mogą występować zespoły rozrywkowe i inne bez zezwolenia Organizatora.
- Podczas trwania Jarmarku w sprawach organizacyjnych i porządkowych decyzje podejmuje Koordynator Jarmarku. W celu zachowania porządku oraz prawidłowej organizacji Jarmarku Wystawca jest zobowiązany do stosowania się do poleceń Organizatora Jarmarku.
- Przypadki nieuwzględnione w Regulaminie będą rozstrzygane na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego.
- Ewentualne spory pomiędzy Organizatorem a Wystawcami, wynikłe w związku z imprezą rozstrzygał będzie Sąd właściwy miejscowo dla Organizatora.
- Egzekwowanie niniejszego Regulaminu powierza się Organizatorowi, Koordynatorowi części handlowo-wystawienniczej, służbom porządkowym, oraz Policji i Straży Miejskiej.
- Ewentualne reklamacje wystawców powinny być niezwłocznie przekazane Koordynatorowi Jarmarku lub zgłaszane mailowo na adres jarmarkkonopny@gmail.com. Reklamacje zgłoszone po zakończeniu Jarmarku nie będą uwzględnianie.
- Nieprzestrzeganie niniejszego Regulaminu stanowić będzie przyczynę rozwiązania przez Organizatora umowy z Wystawcą oraz skutkować będzie obowiązkiem natychmiastowego opuszczenia Jarmarku bez prawa zwrotu opłaty.
Warszawa, 01.12.2020 Organizator Jarmarku – Cleannabe Natalia Janu