Regulamin

REGULAMIN ŚWIĄTECZNEGO JARMARKU KONOPNEGO

Warszawa 11-13 grudnia 2020 r.

I. CZAS TRWANIA JARMARKU.

  1. Działalność handlowa oraz gastronomiczna w trakcie Świątecznego Jarmarku Konopnego w Warszawie odbywać się będzie dniach:

11 grudnia 2020 r. – w godz. 12:00 – 22:00

12 grudnia 2020 r. – w godz. 12:00 – 22:00

13 grudnia 2020 r. – w godz. 12:00 – 20:00

Dopuszcza się możliwość wcześniejszego otwarcia stoisk handlowych i późniejszego ich zamknięcia po uzgodnieniu z Koordynatorem Jarmarku.

II. WARUNKI UCZESTNICTWA

  1. Świąteczny Jarmark Konopny zwany dalej „Jarmarkiem” odbywa się z udziałem firm produkujących wyroby konopne, regionalne (spożywcze i rękodzielnicze), stowarzyszeń i mniejszości narodowych, podmiotów gastronomicznych mających w ofercie potrawy oraz napoje regionalne, wytwórców przedmiotów sztuki i dawnych wyrobów użytkowych lub innych podmiotów, a także firm, których działalność kojarzy się ze Świętami Bożego Narodzenia zwanych dalej Wystawcami.
  2. Organizatorem Świątecznego Jarmarku Konopnego jest Cleannabe Natalia Janusz, ul. Bora Komorowskiego 16/121, 03-982 Warszawa. jarmarkkonopny@gmail.com, tel.: 781 242 050.
  3. Warunkiem uzyskania statusu Wystawcy podczas Świątecznego Jarmarku Konopnego jest dostarczenie wypełnionego i podpisanego Formularza Zgłoszenia oraz przeczytanie i zaakceptowanie Regulaminu, a także dokonanie opłaty za stoisko handlowe.
  4. Wzór obowiązującego Formularza Zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
  5. Zgłoszenia dostarczone powinny być pocztą elektroniczną na adres: jarmarkkonopny@gmail.com lub za pośrednictwem formularza na stronie internetowej www.jarmarkokonopny.pl.
  6. Ze względu na ograniczoną ilość powierzchni handlowej nadesłanie Karty Zgłoszenia nie jest równoznaczne z przyjęciem osoby zgłaszającej się do uczestnictwa w Jarmarku.
  7. Organizator podejmuje decyzję o zakwalifikowaniu stoiska do rękodzieła na podstawie przesłanej dokumentacji fotograficznej stoiska lub odnośnika do strony www, na której można zobaczyć oferowane produkty.
  8. Koordynator Jarmarku zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Jarmarku bez podania przyczyny.
  9. Zgłoszenia przyjmowane są od dnia 6.11.2020 do 23.11.2020 r.
  10. Do dnia 26.11.2020 r. Koordynator Jarmarku poinformuje osoby, które nadesłały zgłoszenia o ich przyjęciu bądź odrzuceniu.
  11. W przypadku wyrażenia przez Organizatora zgody na uczestnictwo osoby/instytucji zgłaszającej chęć udziału w Jarmarku, Karta Zgłoszeniowa traktowana będzie jako Umowa pomiędzy Organizatorem a Wystawcą.

III. OPŁATY

  1. Każdy zakwalifikowany do udziału w Jarmarku Wystawca zobowiązany jest do zapoznania się z regulaminem korzystania ze stoisk handlowych
  2. Należność należy uregulować wpłatą na konto 12 2530 0008 2057 1057 7107 0001 do dnia 30.11.2019 podając w formie dopisku swoje dane i numer konta do zwrotu kaucji
  3. Udział w Jarmarku jest odpłatny. Wysokość opłaty ustalonej przez Organizatora Jarmarku wynosi:
  • 2500 zł za  stoisko handlowe / 3 dni +VAT w wysokości 23%
  • 4200 zł za zielony pakiet sponsorski / 4 dni +VAT w wysokości 23%
  • 6500 zł za srebrny pakiet sponsorski / 4 dni +VAT w wysokości 23%
  • 9900 zł za złoty pakiet sponsorski / 4 dni +VAT w wysokości 23%

UWAGA! Należność za uczestnictwo w Jarmarku należy uregulować do dnia 08.12.2020 r. wpłatą na konto Cleannabe Natalia Janusz: 12 2530 0008 2057 1057 7107 0001 podając w formie dopisku Jarmark Świąteczny oraz imię i nazwisko lub nazwę firmy (ewentualnie wszelkie dane do faktury).

  1. Faktura VAT zostanie wystawiona przez Organizatora nie później niż do dnia 20 grudnia 2019r.
  2. Poniesiona opłata podlega zwrotowi w 90% w przypadku odwołania wydarzenia z powodu przedłużenia obostrzeń związanych z pandemią koronawirusa.
  3. Brak wpłaty w wyznaczonym terminie jest jednoznaczny ze skreśleniem z listy Wystawców.

IV. ORGANIZACJA STOISK

  1. Wystawca ma obowiązek prowadzić stoisko w godzinach wyznaczonych w Regulaminie bez możliwości zamknięcia stoiska przed ustaloną w Regulaminie godziną. Ewentualne zmiany dotyczące godzin prowadzenia stoiska powinny być ustalone z Koordynatorem Jarmarku i zmienione wyłącznie za jego zgodą.
  2. Montaż stoiska oraz rejestracja uczestników Jarmarku odbywa się w dniu 3 grudnia 2019 r. od godz.8.00 najpóźniej do godz. 12:00, co oznacza gotowość stoiska od godz. 12:00.
  3. Wystawca otrzymuje identyfikator Wystawcy (2 szt.), oraz przepustkę na wjazd i wyjazd samochodem na teren parkingu Jarmarku (jedynie w wyznaczonych godzinach) w trakcie trwania Jarmarku.
  4. Nie dopuszcza się parkowania pojazdów Wystawców przy stanowiskach handlowych w godzinach otwarcia Jarmarku. W przypadku parkowania pojazdów w tych godzinach, na właściciela pojazdu może zostać nałożony mandat karny.
  5. Udostępnione przez Koordynatora stoisko przeznaczone jest wyłącznie dla Wystawcy, który jest za nie odpowiedzialny tzn. zobowiązany jest dbać o nie, chronić przed zniszczeniami oraz dbać o bezpieczeństwo uczestników Jarmarku.
  6. W przypadku gdy stoisko ulegnie zniszczeniu z wyjątkiem przyczyn spowodowanych przez działanie sił przyrody, odpowiedzialność materialną za szkody ponosi Wystawca a kaucja, o której mowa w pkt.III ust.1 nie zostanie zwrócona.
  7. Wystawcy organizują swoje stoiska w miejscu wyznaczonym przez Koordynatora części handlowo-wystawienniczej, przy czym zastrzega sobie prawo jej zmiany z przyczyn organizacyjnych lub technicznych. Miejsce wyznaczone przez koordynatora podlega negocjacjom.
  8. Wystawcy zabrania się udostępniania przydzielonego miejsca osobom trzecim bez zgody Organizatora.
  9. Obowiązuje zakaz wystawiania i reklamy towaru poza wyznaczonym stoiskiem oraz obszarem przeznaczonym do reklamy.
  10. Koordynator części handlowo-wystawienniczej zastrzega sobie prawo czasowego wyłączenia z handlu stoiska Wystawcy z przyczyn organizacyjnych lub technicznych.
  11. Dopuszcza się ustawiania stoisk własnych Wystawców po uzgodnieniu z Koordynatorem Jarmarku.
  12. Pracownicy zatrudnieni w punktach gastronomicznych oraz na stoiskach ze sprzedażą produktów żywnościowych muszą bezwzględnie posiadać maseczkę oraz ważną książeczkę badań dla celów sanitarno-epidemiologicznych.
  13. Produkty oferowane w punktach gastronomicznych oraz na stoiskach ze sprzedażą produktów żywnościowych muszą być przechowywane w warunkach właściwych oraz odpowiednio zabezpieczone.
  14. Wystawcy są zobowiązani do posiadania wszelkich niezbędnych pozwoleń i uzgodnień na prowadzoną działalność gospodarczą na terenie Jarmarku.
  15. Prowadzący działalność gastronomiczną oraz handlujący żywnością podczas Jarmarku zobowiązani są ponadto do poinformowania Państwowej Powiatowej Inspekcji Sanitarnej w Warszawie o rodzaju prowadzonej działalności i do uzyskania jej pozytywnej opinii. (Opinia wydawana jest bez pobierania żadnych dodatkowych opłat).
  16. Organizator zachęca Wystawców prowadzących działalność gastronomiczną oraz handlujących żywnością do stosowania ekologicznych naczyń, sztućców i opakowań oferowanych produktów.
  17. Organizator zachęca wszystkich Wystawców do stosowania ekologicznych opakowań oferowanych produktów.
  18. Wystawca ma obowiązek zastosować się do wytycznych Koordynatora części handlowo-wystawienniczej dotyczących estetyki stoiska.
  19. Zabrania się obudowywania udostępnionych stoisk handlowych.
  20. Za bieżące utrzymanie porządku i czystości stoiska odpowiada Wystawca. Wystawca jest całkowicie odpowiedzialny za udostępnione stoisko.
  21. Wystawcy prowadzący działalność gastronomiczną zobowiązani są do posiadanie przy swoim stoisku kosza lub kubła na odpady.
  22. Pokazy i warsztaty organizowane przy stoiskach stanowią indywidualną formę promocji Wystawców. W uzasadnionych przypadkach Koordynatorzy zastrzegają sobie prawo ingerencji w ich formę lub godzinę wykonania.
  23. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących oznaczenia placówki handlu, w tym przypadku stoiska, wprowadzania do obrotu handlowego towarów odpowiednio oznakowanych, posługiwania się narzędziami pomiarowymi legalizowanymi, przestrzegania terminów przydatności do spożycia i trwałości towarów spożywczych przeznaczonych do sprzedaży.
  24. Wystawcy zabrania się sprzedaży produktów nielegalnych oraz takich, na które nie posiada stosownych koncesji, zezwoleń lub licencji.
  25. Wystawca ma prawo do prowadzenia reklamy w obrębie własnego stoiska w zakresie uzgodnionym z Koordynatorami pod warunkiem, że nie zakłóca tym normalnego toku imprezy oraz estetyki domku i otoczenia. Reklama poza stoiskiem wymaga pisemnej zgody Koordynatorów i może być realizowana wyłącznie za ich pośrednictwem. W przeciwnym razie reklama taka podlega likwidacji na koszt Wystawcy.
  26. Koordynator ma prawo do wyłączenia ze sprzedaży stoiska/towaru Wystawcy, który według nich jest niezgodny z charakterem Jarmarku.
  27. Wystawca wystawia na swoim stoisku artykuły, które zostały wymienione w formularzu zgłoszeniowym Jarmarku. Koordynator zastrzega sobie prawo do decyzji dotyczącej rodzaju, wyglądu i ilości wystawianych i sprzedawanych produktów na Jarmarku.
  28. Osoby, które nie są Wystawcami, a wystawiają swoje produkty w obrębie Jarmarku będą usuwane z jego terenu przez Koordynatora części handlowo wystawienniczej, służby porządkowe i Straż Miejską.
  29. Wystawca jest zobligowany do przebywania lub pozostawienia osoby odpowiedzialnej na stoisku w godzinach trwania Jarmarku. W przypadku stwierdzenia przez Koordynatora opuszczenia stoiska handlowego przez Wystawcę kaucja, o której mowa w pkt. III ust.1 nie zostanie zwrócona.
  30. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania przepisów BHP, p.poż, sanitarnych oraz ochrony środowiska i ponosi wyłączną odpowiedzialność za skutki ich naruszenia.

V. UBEZPIECZENIA

  1. Wystawca ubezpiecza artykuły handlowe, reklamowe, urządzenia wystawowe i techniczne we własnym zakresie.
  2. Organizator ani Koordynator nie ponoszą odpowiedzialności za uszkodzenia towarów przed, po i w trakcie trwania Jarmarku.
  3. Organizator ani Koordynator nie odpowiadają za szkody spowodowane kradzieżą, wandalizmem, działaniem sił przyrody i innymi przyczynami losowymi.

VI. KOMUNIKACJA (TRANSPORT I ZAOPATRZENIE)

  1. Do obowiązków Wystawców w dniach 3-6 grudnia 2020 należy:
  2. a) zorganizowanie dostawy i opuszczenie samochodami terenu Jarmarku najpóźniej do 60 minut przed planowanymi godzinami otwarcia stoisk, o których mowa w pkt. I ust.1 Regulaminu.
  3. b) ponowny wjazd samochodami na teren imprezy możliwy jest jedynie po planowanych godzinach zamknięcia stoisk, o których mowa w pkt. I ust. 1 Regulaminu.
  4. c) zapewnienie rezerw towaru gwarantujących całodzienne zaopatrzenie.
  5. d) zamknięcie i zabezpieczenie stoisk handlowych każdego dnia po zakończeniu Jarmarku – zgodnie z programem,
  6. e) opuszczenie pojazdami terenu Jarmarku najpóźniej do godziny 23:30.
  7. Godziny wjazdu i wyjazdu pojazdów muszą być bezwzględnie przestrzegane. Nie zastosowanie się może skutkować otrzymaniem mandatu karnego oraz tym, że kaucja, o której mowa w pkt III ust.1 nie zostanie zwrócona.
  8. Wjazd i parkowanie na terenie Jarmarku muszą odbywać się z zachowaniem przepisów Prawa o ruchu drogowym oraz dojazdu do budynku Poczty Polskiej.

VII. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych *

  1. Administratorem danych osobowych zbieranych od Sponsorów i Wystawców jest Cleannabe Natalia Janusz, ul. Bora Komorowskiego 16/121, 03-982 Warszawa
  2. Przetwarzanie danych osobowych odbywać́ się̨ będzie na zasadach przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – RODO (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016).
  3. Z Administratorem danych osobowych można skontaktować́ się̨ za pośrednictwem adresu e-mail: jarmarkkonopny@gmail.com.
  4. Dane osobowe będą ̨przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia Świątecznego Jarmarku Konopnego w Warszawie, a także w celach marketingowych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych w jednym lub większej liczbie określonych celów).
  5. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do udziału w Jarmarku Konopnym w charakterze Wystawcy.
  6. Wystawcom, którzy podają ̨dane osobowe przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje prawo do:
  7. a) sprostowania danych,
  8. b) usunięcia danych,
  9. c) ograniczenia przetwarzania danych,
  10. d) przenoszenia danych,
  11. e) wniesienia sprzeciwu,
  12. f) cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
  13. Wystawcom przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa.
  14. Organizator oświadcza, że dane osobowe nie będą ̨ przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą ̨poddawane profilowaniu.
  15. Dane osobowe nie będą ̨ udostępniane podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem przepisów przewidzianych przepisami prawa.
  16. Dane osobowe będą ̨ przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów.
  17. Organizator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń́ oraz kategorii danych objętych ochroną zabezpieczenia powierzonych danych osobowych. Organizator wdrożył odpowiednie środki aby zapewnić́ stopień́ bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrożenia oraz charakteru, zakresu, celu i kontekstu przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych o rożnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Organizator w szczególności uwzględnia ryzyko wiążące się̨ z przetwarzaniem danych wynikające z:
    a) przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia,
  18. b) utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia danych,
  19. c) nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

*dotyczy osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej

VIII WYTYCZNE SANEPIDU DOTYCZĄCE SPRZEDAŻY ŻYWNOŚCI

  1. Punkty gastronomiczne usytuowane w miejscu imprezy muszą spełniać wymagania ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (j.t. DzU z 2018 poz. 1541 ze zm.) oraz aktów wykonawczych tej ustawy.
  2. Punkty gastronomiczne usytuowane w miejscu imprezy muszą spełniać wymagania zgodnie z treścią rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady WE nr 852/2004/WE z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. Urz. UE L 139 z 30.04.2004, str. 1)
  3. Oferowane produkty gastronomiczne muszą posiadać etykiety produktu wraz ze składem wg rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr. 1169/2011 z dnia 25 października 2011 ze zmianą z 15 czerwca 2013 oraz spełniać następujące wymogi:
  4. a) lizaki oraz inne produkty w opakowaniach – wpis do rejestru podlegającego Państwowej Inspekcji Sanitarnej
  5. b) mięso, ryby, wędliny i sery – wymagane dokumenty nadzoru właściwej Inspekcji Weterynaryjnej
  6. c) produkty sprzedawane przez podmioty zewnętrzne muszą posiadać etykiety producenta
  7. d) miody – oznakowanie nadzoru weterynaryjnego oraz etykiety e) wszelki produkty z gospodarstw agroturystycznych – wymagane dokumenty nadzoru właściwej Inspekcji Weterynaryjnej
  8. Punkty gastronomiczne usytuowane w miejscu imprezy muszą w szczególności spełniać wymagania dotyczące ruchomych i/lub tymczasowych pomieszczeń (jak duże namioty, stragany, ruchome punkty sprzedaży), pomieszczeń używanych głównie jako prywatne domy mieszkalne, ale gdzie regularnie przygotowuje się żywność w celu wprowadzania do obrotu i automatów ulicznych.
  9. Pomieszczenia i automaty uliczne, na tyle, na ile jest to rozsądnie praktykowane, będą tak usytuowane, zaprojektowane i skonstruowane oraz utrzymane w czystości i dobrym stanie i kondycji technicznej, aby uniknąć ryzyka zniszczenia, w szczególności przez zwierzęta i szkodniki.
  10. W szczególności i w miarę potrzeby:
  11. a) muszą być dostępne odpowiednie urządzenia, aby utrzymać właściwą higienę personelu (włącznie ze sprzętem do higienicznego mycia i suszenia rąk, higienicznymi urządzeniami sanitarnymi i przebieralniami).
  12. b) powierzchnie w kontakcie z żywnością muszą być w dobrym stanie, łatwe do czyszczenia i w miarę potrzeby dezynfekcji. Będzie to wymagać stosowania gładkich, zmywalnych, odpornych na korozję i nietoksycznych materiałów, chyba że przedsiębiorstwa sektora spożywczego mogą zapewnić właściwe organy, że inne użyte materiały są odpowiednie;
  13. c) należy zapewnić warunki do czyszczenia i w miarę potrzeby dezynfekcji narzędzi i sprzętu do pracy;
  14. d) w przypadku gdy, jako część działań przedsiębiorstwa sektora spożywczego, czyszczone są środki spożywcze, należy ustanowić odpowiednie przepisy, aby dokonywać tego w sposób higieniczny;
  15. e) należy zapewnić odpowiednią ilość gorącej i/lub zimnej wody pitnej
  16. f) należy zapewnić odpowiednie warunki i/lub udogodnienia dla higienicznego składania i usuwania niebezpiecznych i/lub niejadalnych substancji i odpadów (zarówno płynnych jak i stałych);
  17. g) należy zapewnić odpowiednie udogodnienia i/lub warunki dla utrzymania i monitorowania warunków termicznych żywności;
  18. h) środki spożywcze muszą być tak umieszczone, aby unikać, na tyle ile jest to rozsądnie praktykowane, ryzyka zanieczyszczenia.
  19. Organizator nie odpowiada za nieodpowiednio przygotowany sprzęt elektryczny oraz losowe zniszczenie sprzętu i wyposażenie stoisk, jak również za sytuacje związane z kradzieżą lub zniszczeniem sprzętu i towarów przechowywanych na terenie odbywania się imprezy.
  20. Właściciel stoiska powinien posiadać podczas imprezy plenerowej aktualne badania zerowania instalacji elektrycznej stoiska i osprzętu jak również, zgodnie z wytycznymi straży pożarnej oraz przepisami BHP i PPOŻ. dwukilogramową gaśnicę oraz w przypadku stoisk, na którym znajduje się grill lub podobne urządzenie koc gaśniczy.
  21. Niespełnienie któregokolwiek z w/w wymogów jest równoznaczne z zakazem prowadzenia działalności handlowej w trakcie Jarmarku na stoisku.
  22. Sprzedaż alkoholu może odbywać się tylko w miejscu w godzinach zgodnie z wydanym zezwoleniem.

XIX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Podczas trwania Jarmarku pełniony będzie stały dyżur koordynatora Jarmarku godzinach 12:00-22:00 pod numerem telefonu kom. 781 242 050.
  2. Na terenie Jarmarku nie mogą występować zespoły rozrywkowe i inne bez zezwolenia Organizatora.
  3. Podczas trwania Jarmarku w sprawach organizacyjnych i porządkowych decyzje podejmuje Koordynator Jarmarku. W celu zachowania porządku oraz prawidłowej organizacji Jarmarku Wystawca jest zobowiązany do stosowania się do poleceń Organizatora Jarmarku.
  4. Przypadki nieuwzględnione w Regulaminie będą rozstrzygane na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego.
  5. Ewentualne spory pomiędzy Organizatorem a Wystawcami, wynikłe w związku z imprezą rozstrzygał będzie Sąd właściwy miejscowo dla Organizatora.
  6. Egzekwowanie niniejszego Regulaminu powierza się Organizatorowi, Koordynatorowi części handlowo-wystawienniczej, służbom porządkowym, oraz Policji i Straży Miejskiej.
  7. Ewentualne reklamacje wystawców powinny być niezwłocznie przekazane Koordynatorowi Jarmarku lub zgłaszane mailowo na adres jarmarkkonopny@gmail.com. Reklamacje zgłoszone po zakończeniu Jarmarku nie będą uwzględnianie.
  8. Nieprzestrzeganie niniejszego Regulaminu stanowić będzie przyczynę rozwiązania przez Organizatora umowy z Wystawcą oraz skutkować będzie obowiązkiem natychmiastowego opuszczenia Jarmarku bez prawa zwrotu opłaty.

Warszawa, 01.12.2020 Organizator Jarmarku – Cleannabe Natalia Janu